Tijdsconditie
Tijdsconditie
Samen met de Omleiding-component en Voorwaarde-component, wordt de Tijdsconditie-component gebruikt in de belplannen om binnenkomende gesprekken te routeren. Tijdscondities zijn handig om de routeringen te bepalen van binnenkomende gesprekken tijdens werktijden, lunchpauzes, teammeetings, opleidingen en feestdagen. Deze tijdscondities kunnen ook gebruikt worden voor medewerkers die deeltijds werken. In tegenstelling tot de omleidingscomponent is er geen handeling vereist (via een shortcode of Qaller app) om de routering aan of af te zetten.
Inhoud Tijdsconditie
- Configuratie van Tijdscondities
- Types tijdscondities
2.1 Periode
2.2 Datum
2.3 Weekdagen - Toepassingen in het belplan en/of keuzemenu
1. Configuratie van de tijdscondities
Via het menu bovenaan het beheerderspaneel klik je op Tijdscondities en vervolgens op de knop [Toevoegen] om je meest gebruikte periodes en data in te stellen, die je later in al je belplannen en Keuzemenu-IVR kan selecteren.
2. Types tijdscondities
De tijdsbepaling van de tijdsconditie-component kan:
· een periode of een reeks van periodes zijn;
· één of meerdere datums die al dan niet jaarlijks terugkeren;
· weekdagen met start- en eindtijden;
· of een combinatie van deze drie in één tijdsconditie.
2.1 Periode
Bij het aanklikken van de tijdsconditie Periode, krijg je een pop-up waarin je de Naam, boxkleur en Omschrijving kan bepalen.
De Starttijd en de Eindtijd zijn de uren waartussen de tijdsconditie van toepassing is op alle dagen vanaf de Startdatum tot en met de Einddatum.
Goed om weten:
Om een tijdsconditie aan te maken voor de periode van de kerstvakantie, startend vanaf vrijdag 18 december om 15:00 tot en met dinsdag 5 januari om 08:30, moet je deze periode opsplitsen in 3 periodes door op "+ Voeg tijdsconditie toe" te klikken.
De eerste tijdsconditie is de eerste gebroken dag: 18 december van 15:00 tot en met 00:00.
[+ Voeg tijdsconditie toe ]
De tweede tijdsconditie zijn volledige dagen van 19 december tot en met 4 januari met starttijd 00:00 en eindtijd 00:00.
[+ Voeg tijdsconditie toe]
De laatste tijdsconditie is terug een gebroken dag van 00:00 tot en met 08:30
2.2 Datum
Dit type tijdsconditie is handig om een tijddefinitie te maken voor vaste of jaarlijks weerkerende feestdagen. Deze kan je eventueel combineren met de Periode-tijdsconditie. Indien je verschillende dagen naast elkaar aanvinkt heb je in principe hetzelfde resultaat als in de Periode-tijdsconditie, met dat verschil, dat je in de Datum-tijdsconditie de optie hebt om Elk jaar aan te vinken in plaats van enkel het jaartal.
In het voorbeeld hieronder is de firma elk jaar gesloten op 1 januari, 1 mei en 25, 26, 31 december alsook is de firma gesloten op 14 mei van 12:00 tot 00:00 en voor de vakantieperiode van 19/08 tot 31/08.
Goed om weten: Er bestaat momenteel nog geen ingebouwde kalender met de vakanties en/of feestdagen.
2.3 Weekdagen
Deze tijdsconditie komt wekelijks terug en wordt dus gebruikt om de openingsuren weer te geven. Je kan deze tijdsconditie ook personaliseren voor medewerkers die deeltijds werken.
De kantooruren van het voorbeeld hieronder zijn van maandag tot vrijdag van 09:00 tot 18:00 en "+ Voeg tijdconditie toe" op zaterdag van 09:00 tot 12:00.
Goed om weten: Je kan deze tijdsconditie personaliseren voor medewerkers die deeltijds werken. Bv maandag en dinsdag van 09:00 tot 17:30 en donderdag en vrijdag van 09:00 tot 17:30 voor een persoon die 4/5 werkt en dus niet op woensdag.
3. Toepassingen in het belplan en/of keuzemenu
De tijdscondities worden gebruikt om de belrouteringen mee te bepalen in de belplannen.
Sleep de TIJDSCONDITIE in het belplan of je Keuzemenu-IVR, klik op het kleine driehoekje voor het drop down menu en kies de gewenste tijdsconditie.
Goed om weten: Je kan de tijdsconditie omdraaien door "Keer deze tijdsconditie om" op Ja te zetten.
Daarmee kan je in het voorbeeld hiernaast de routering bepalen van wat er moet gebeuren na de kantooruren.
Indien je slechts één tijdsconditie in je belplan hebt, is deze handeling niet noodzakelijk omdat buiten de kantooruren het belplan automatisch een stapje lager gaat.
In het belplan hieronder zal er tijdens de feestdagen een voicemailbox “Sorry We Are Closed” geactiveerd worden. Tijdens de kantooruren wordt een belgroep met twee toestellen geactiveerd en na de kantooruren opnieuw de voicemailbox.
Goed om weten: Je start in de opbouw van de belplannen best met de tijdsconditie die de kantooruren “overrulen”, zoals bv vakanties of feestdagen.
BELANGRIJK!!!
Zorg ervoor dat voor alle tijdscondities een routering bestaat, anders wordt er buiten die periodes geen gesprek opgebouwd. Stel bv dat je slechts één enkele tijdsconditie aanmaakt, dan moet je zeker een routering invullen na deze tijdsconditie: belgroep, doorverbinden, geluid (met hang-up, keuzemenu, wachtrij of voicemailbox.
Related Articles
Het Belplan en zijn componenten - pdf
Gelieve als bijlage de handleiding terug te vinden. Voor verdere vragen of ondersteuning kan u terecht bij onze helpdesk: support@fonzer.com 02/580.50.00Keuzemenu of IVR - pdf
Keuzemenu Met Fonzer voeg je moeiteloos een keuzemenu of IVR (= Interactive Voice Response) toe aan je telefooncentrale! Een keuzemenu is een systeem waarmee je de beller opties kunt aanbieden zodat hij onmiddellijk de informatie krijgt die hij nodig ...Nieuwe Telefooncentrale - Quickstart & Login (2FA) voor de gebruiker - pdf
Gelieve alsbijlage de handleiding terug te vinden. Voor verdere vragen of ondersteuning kan u terecht bij onze helpdesk: support@fonzer.com 02/580.50.00 Nieuwe Telefooncentrale-Quickstart & Login voor de gebruiker Met Fonzer heb je gekozen voor een ...Wachtrij | Queue - pdf
Wachtrij Een wachtrij is een zeer klantvriendelijke feature die ervoor zorgt dat je tijdens drukke momenten geen enkele klant hoeft teleur te stellen omdat je capaciteit het even niet toelaat om hem onmiddellijk te woord te staan. Met de wachtrij ...Video handleidingen
Fonzer company panel prt 1 - Company aanmaken Fonzer company panel prt 2 - Gebruikers Fonzer company panel prt 3 - Belpan & tijdscondities Fonzer company panel prt 4 - Fax, wachtrij & keuzemenu Fonzer company panel prt 5 - Toestellen aanmaken, ...