‌Nieuwe Telefooncentrale-Quickstart & Login voor de gebruiker

Met Fonzer heb je gekozen voor een intuïtieve cloud based telefooncentrale. In enkele kliks en ahv een drag & drop bediening zet je in no-time je eigen zakelijke telefonie omgeving op.

Voor meer informatie over de voordelen en features van een Fonzer Telefooncentrale en VOIP verwijzen we ook graag naar volgende overzicht:

Alles wat je moet weten over Fonzer en VOIP!

Inhoud

Nieuwe Telefooncentrale-Quickstart & Login voor de gebruiker 1

1. Login en configuratie 2

   Login 2

   Verificatiecode 3

   Er zijn verschillende mogelijkheden om een verificatiecode voor 2FA te ontvangen 4

   1. Het ontvangen van de verificatiecode via een telefoongesprek 5

   2. Het ontvangen van de verificatiecode via de Qaller app 6

   3. Het ontvangen van de verificatiecode via de Authenticator App 7

2. Wijzigen van 2FA settings 8

   

   Onderdelen en inrichting van de telefooncentrale via het Beheerderspaneel 10

3. Hoe zorg je dat je telefoonnummer op een toestel rinkelt 17

   1. ‌Login en configuratie

‌ Login

Inloggen op je Fonzer telefooncentrale kan via volgende link: https://panel.fonzer.com

Gebruik de username (gebruikersnaam) en het password (paswoord) dat je hiervoor ontving.

Voor alle gebruikers zal de inlogprocedure vervolgens afhankelijk zijn van de gekozen 2FA instellingen.

2 Factor authenticatie (2FA): hiermee kan je de authenticiteit van je gebruiker laten verifiëren op meer dan één enkele manier. Door meerdere factoren te combineren is er een hogere beveiliging bij toegangscontrole.

stap 1:

Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in dat je van jouw IT partner of Fonzer hebt verkregen.

Stap 2:

Na het inloggen op het gebruikers-of beheerderspaneel met jouw gebruikersgegevens, wordt je doorgestuurd naar de 2FA pagina waar je de verificatiecode kan invullen. De verificatiecode wordt eerst naar de primaire methode gestuurd. Nadat de juiste verificatiecode is ingevuld, word je doorgestuurd naar het platform.

‌ Verificatiecode

De Verificatie code is een 4-cijferige code die ons systeem stuurt naar de Qaller App (versie 3.2.0 is vereist), een gekozen Authenticator app of aankondigt in een telefoongesprek om de identiteit van de gebruiker te verifiëren. Deze verificatie code is uniek en slechts geldig voor 30 seconden. Als je te laat bent met het invoeren van de verificatie code, dan klik je op 'Code opnieuw verzenden' (Resend code) om in te loggen op de panelen.

Indien de verificatiecode niet correct is ingevoerd, verschijnt een waarschuwingsbericht en word je voorgesteld de code opnieuw in te voeren. Er zijn 5 pogingen om de juiste code in te voeren. Indien alle pogingen foutief zijn, krijg je een waarschuwingsbericht te zien en zal je een nieuwe code moeten aanvragen.

‌ Er zijn verschillende mogelijkheden om een verificatiecode voor 2FA te ontvangen:

• Qaller app

• Telefoonoproep

• Mobiele oproep

• Authenticator (zoals Google, Microsoft of Cisco Duo Mobile)

We zetten de mogelijkheden nog even op een rijtje:

1. ‌Het ontvangen van de verificatiecode via een telefoongesprek

   
   

   Je kan ervoor kiezen om als verificatietype een telefoonnummer (mobiel en/of vast) in te voeren tijdens het instellen van 2FA wanneer daarnaar gevraagd wordt. Het (mobiele) nummer mag uit 7-15 cijfers bestaan en kan met of zonder landcode worden ingevoerd.

   
   

   In het telefoongesprek zal de gebruiker de aankondiging horen waarin het doel van het gesprek wordt vermeld, gevolgd door de verificatiecode. Daarna wordt de code herhaald.

   
   

   De taal van de aankondiging zal worden afgespeeld in de taal die is ingesteld voor de verbonden Bedrijfsgebruiker. Momenteel zijn 4 talen beschikbaar: Engels, Nederlands, Duits en Frans. Indien een andere taal is ingesteld bij de Gebruiker, zal de meldtekst in het Engels worden afgespeeld.

   
   

   Na ontvangst van het telefoontje moet de Gebruiker binnen 30 seconden de verificatiecode invullen. Na 30 seconden is de code verlopen en moet op de knop 'Code opnieuw verzenden' worden geklikt om te kunnen inloggen.

   
   

   

2. ‌Het ontvangen van de verificatiecode via de Qaller app

   
   

   Na het inloggen ontvangt de gebruiker een push notificatie van de Qaller-App. Deze push notificatie bevat de verificatie code. Na 30 seconden is de gebruiker in staat om een nieuwe verificatiecode aan te vragen:

   
   

   

   
   

   Je hebt wel een back-up methode nodig. De gebruiker wordt na het inloggen gevraagd om deze in te stellen. Dit kan zijn een telefoonnummer of de Authenticator app.

   
   

   • Indien de gebruiker reeds eerder een mobiel telefoonnummer aan zijn persoonlijke instellingen heeft toegevoegd, zal dat mobiel telefoonnummer automatisch als back-up methode gebruikt worden.

   • Nadat de Qaller-app werd ingesteld als verificatietype voor 2FA, ontvangt de gebruiker iedere keer bij login in de telefooncentrale een verificatiecode via de push notificatie van de Qaller- app.

   • Indien de gebruiker de Authenticator heeft ingesteld als 2FA, ontvangt hij via deze app op zijn mobiele telefoon een verificatiecode.

3. ‌Het ontvangen van de verificatiecode via de Authenticator App

Bij de instelling van deze keuze zal een QR code worden aangeboden in de gekozen Authenticator app. Scan deze en de applicatie zoals Google, Microsoft of Cisco Duo Mobile wordt aan het overzicht van mogelijkheden toegevoegd. Vanaf dan kan u deze instellen als primaire loginmethode en de verificatiecode ophalen in de gekozen Authenticator.

Als standaard gebruiker kom je vervolgens onmiddellijk op het gebruikerspaneel met het Dashboard terecht. Het dashboard toont de recente activiteiten/gesprekken en een telefoonboek o.b.v. de interne gebruikers. Indien je rechten kreeg om Fax en Voicemail te beheren, kan je deze hier terugvinden.

Als beheerder kan je via het menu onderaan de Telefooncentrale of het beheerderspaneel openen.

Voor beide rollen vind je via de Rapporten een volledig overzicht van alle inkomend en uitgaand verkeer.

1. ‌Wijzigen van 2FA settings

   
   

   Als gebruiker kan je op 2 manieren de instellingen voor de authenticatie aanpassen of uitbreiden, wij raden aan om hier meerdere opties toe te voegen voor het geval je 1 optie niet bij de hand hebt:

   
   

   1. via de telefooncentrale indien je rechten hebt als beheerder: rechts bovenaan het scherm via het profiel kies je "Bewerk 2FA"

      
      

      

      
      

   2. via het gebruikerspaneel of Web Calls:

      
      

      

      
      

      Voor gebruikers die enkel toegang hebben tot het UC of Gebruikerspaneel, kan de 'Bewerk 2FA' optie gevonden worden onderaan het gebruikersprofiel op het Gebruikerspaneel. Klik hiervoor op je gebruiker zoals in de afbeelding hierboven aangegeven. Vervolgens vind je onderaan de pagina de knop Bewerk 2FA:

      
      

      

      
      

      Na het klikken op de knop 'Bewerk 2FA', voer je eerst het paswoord van de overeenkomstige gebruiker in waarna er een nieuw pop-up venster verschijnt. Van hieruit kan je:

      
      

      • een andere factor toevoegen;

      • een bestaande factor verwijderen;

      • de primaire voorkeursfactor wijzigen

        
        

        

        
        

        ‌ Onderdelen en inrichting van de telefooncentrale via het Beheerderspaneel

        
        

        De telefooncentrale bestaat uit volgende onderdelen:

        1. Gebruikers: de medewerkers en hun rol, die je koppelt aan een toestel

        2. Toestellen: uw telefoons en hun functies, die gekoppeld worden aan een gebruiker

        3. Belplan(nen): de belroute(s), die de acties bepalen van een inkomende oproep op het (telefoon)nummer van dat belplan

        
        

        

        
        

        Zo richt je je telefooncentrale in:

        1. Log in op de telefooncentrale als [BEHEERDER]

        2. Ga links in het menu naar [Gebruikers] en klik in de rechterbovenhoek op [Toevoegen].

           
           

           • [1] Via het nieuwe scherm (zie onder) vul je de persoonlijke gegevens in en voeg je eventueel een foto of afbeelding toe. Het emailadres wordt gebruikt voor password recovery en de notificatie van o.a. faxen en voicemail.

             Je kan een wachtwoord genereren (volgens normen) of je kan zelf een paswoord

             invoeren.

             Geef de gebruiker een intern nummer naar keuze waarmee men naar elkaar kan doorverbinden.

             De inlognaam wordt automatisch opgebouwd dmv het intern nr. en de login afkorting, die gekozen werd bij de aanmaak van de telefooncentrale: bvb. 123.demo_bv (zie: De Fonzer telefooncentrale: algemene beschrijving/configuratie van een nieuwe centrale)

             In het mee te sturen nummer geef je aan met welk nummer de gebruiker geïdentificeerd wordt. Zijn er meerdere telefoonnummers binnen het bedrijf dan kan je onderaan aangeven welk nummer de gebruiker toont bij het plaatsen van een oproep.

           • [2] Indien er reeds een toestelaccount (zie verder) werd aangemaakt kan je deze hier onmiddellijk aan de gebruiker koppelen.

           • [3] Je bepaalt hier de rol (=gebruikersrechten) voor een gewone gebruiker (= Gebruiker met toegang tot het User Panel of gebruikerspaneel) of Beheerder met Company- en Userpanel toegang.

           • [4] Je kan nog extra applicaties of functies toekennen. Indien het een betalende functie is, zal hiervan melding gemaakt worden en deze aan de eerstvolgende facturatie toegevoegd worden. Je kan ook een persoonlijke voicemail activeren.

             Kies je voor Hotdesking (flexdesk: een gebruikersaccount op verschillende locaties op een daar aanwezig toestel aanloggen en zo met je company settings telefoneren) dan kan je dat hier toestaan, maar je moet dat ook in de configuratie van de toestellen aangeven, zie verder.

             Nadat je de gebruiker opslaat kan je deze terugvinden in het gebruikersoverzicht. Je kan bovenaan in de zoekbalk o.b.v. een gedeelte van de naam, het intern en extern nummer of de naam van het toestel zoeken.

             
             

             

             
             

             

             
             

        3. Via het menu [Toestellen] kan je de nodige toestelaccounts aanmaken. Via de knop [Toevoegen] krijg je een nieuw scherm.

           Je kiest in Stap 1 een merknaam en vervolgens het type toestel. Indien voor dat type (auto-) provisioning of automatisch configureren mogelijk is dan kan je dat onderaan het scherm terugvinden en aanklikken indien je dit wil toepassen + het MAC adres invoeren.

           In Stap 2 geef je een goed herkenbare naam aan het Toestel en koppel je deze aan een beschikbare gebruiker uit de lijst. Indien het toestel voor Hotdesking mag gebruikt worden dan kan je dat hier aangeven d.w.z. je kan met een gebruikersaccount op verschillende

           locaties op een daar aanwezig toestel aanloggen en zo met je company settings telefoneren. Geef dit ook aan in het gebruikersprofiel, zie boven bij Gebruikers.

           Via Stap 3 bevestig je nog even de gebruikersnaam en het paswoord. Onderaan staan nog wat interessante richtlijnen voor de registratie.

           

           Goed om weten: Via de overzichten van de gebruikers en de toestellen kan je zien wanneer een koppeling gemaakt werd. Enkel gebruiker-toestel-combinaties kunnen bellen en gebeld worden. Gebruikersoverzicht: Naam van het toestel - Toesteloverzicht: Koppel aan gebruiker

Bij het bevestigen van de laatste stap sla je het toestel op en kan je deze in het overzicht terugvinden. Hier heb je ook een zoekbalk ter beschikking.

1. Klik in het menu op [Belplannen] om een belroute voor al je telefoonnummers te bepalen. Zowel bestaande als nieuwe nummers, die in gebruik zijn, koppel je aan een belplan. In het overzicht van de reeds aangemaakte belplannen kan je zien aan welk extern en/of intern nummer deze gekoppeld zijn.

Om een belplan in te richten of te wijzigen klik je op het gewenste plan of voeg je eerst een nieuw toe. Het scherm dat zich daarna opent bevat aan de linkerkant het menu met alle beschikbare belplan componenten. Voor sommige componenten is er voorafgaande configuratie nodig zoals Tijdscondities, Keuzemenu, Wachtrij, Company Voicemail en Fax. Een volledig overzicht en doorlink naar de individuele instructies vind je terug onder hoofdstuk 1.2 van: Het Belplan en zijn componenten

Voor een standaard belplan heb je meestal Tijdscondities nodig om de acties onder te verdelen in wat er dient te gebeuren tijdens en na de kantooruren.

De beschikbare tijdscondities vind je bovenaan in het menu. Je kan hier nieuwe toevoegen of bestaande raadplegen en wijzigen. Voor meer informatie over de instelling van tijdscondities zie: Tijdsconditie

Wachtmuziek voor tijdens de Wachtrij of het in wacht zetten van een oproep kan je toevoegen via de algemene INSTELLINGEN in het beheerpaneel. Je kan hiervoor ook gebruikmaken de abonnementsservice van Fonzer. We raden ten zeerste aan om dit te voorzien omdat de oproeper anders tijdens het wachten maar af en toe een biep zal horen.

Je sleept de gewenste componenten naar het plaatsingskader in het midden. Houd de muis ingedrukt bij het klikken op de component en laat weer los op de plaats waar je deze wenst. (drag & drop principe)

De acties onder een tijdsconditie plaats je niet rechtstreeks op dezelfde hoogte van deze conditie, maar je laat deze inspringen. Zo kan je acties onder andere acties of condities toepassen.

In het voorbeeld hiernaast worden de inkomende oproepen tijdens de kantooruren opgevangen door een wachtrij. Wanneer de ingestelde wachttijden verlopen zijn, wordt de oproep via een belgroep doorgezet naar een andere collega of gebruiker. Je zou hier ook kunnen kiezen om de component doorverbinden te nemen zodat je naar het persoonlijke belplan van deze gebruiker kan verwijzen.

Vervolgens is er nog een laatste opvang voorzien naar een draagbaar én vast toestel voordat er wordt doorverbonden naar het belplan van de Receptie. Na de Wachtrij wordt er steeds een Prefix op de displays van de daaropvolgende toestellen getoond dat aangeeft dat dit een oproep is die niet door de wachtrij agenten kon opgevangen worden.

Tijdens de lunchpauze krijgt de beller via het keuzemenu de opties om de collega’s van wacht van Support, Administratie of Sales aan de lijn te vragen.

Tijdens alle andere uren wordt de oproeper via een geluid gevraagd om op een ander moment terug te bellen met vermelding van de openingsuren en er wordt naar het info adres een email met de contactgegevens van de gemiste oproep verzonden vooraleer de lijn wordt afgesloten (Hang Op).

Tenslotte werden nog 2 omleidingen voorzien die het belplan volledig omzeilen wanneer je in het eerste geval elke oproep onmiddellijk wenst door te verbinden naar een (extern) mobiel nummer of in het tweede geval naar een company voicemail die vermeldt dat er even niemand aanwezig is vanwege een teamoverleg of teambuilding en de beller eventueel een bericht kan nalaten. De omleidingen werden beide in categorie A geplaatst zodat ze nooit tegelijk kunnen geactiveerd worden. Zet je 1 omleiding aan dan zal de andere automatisch uitgeschakeld worden.

1. ‌Hoe zorg je dat je telefoonnummer op een toestel rinkelt

Volgende componenten kan je toevoegen aan het belplan om een toestel te laten overgaan:

Belgroep: Een inkomende oproep kan naar een groep van gebruikers of verschillende toestellen, zelfs externe nummers, met rinkelvolgorde naar keuze, gerouteerd worden. Het is niet mogelijk om naar het persoonlijk belplan over te schakelen. Voeg je meerdere gebruikers/toestellen toe aan de belgroep dan kan je de time-out (in seconden) en de rinkelvolgorde als volgt kiezen:

• Allemaal tegelijk (Ring all): elk toestel tegelijk gedurende de gekozen time-out

• Steeds één meer (Memory hunt): telkens 1 toestel extra nadat de time-out is uitgevoerd

• Om de beurt (Round Robin): 1 voor 1 pseudo-willekeurig gedurende de ingestelde time-out

• Eén voor één (Cascade): in de volgorde van de plaatsing in de groep elk met de ingestelde time-out

Voor meer info: Het Belplan en zijn componenten

Doorverbinden: In dit geval wordt 1 toestel/gebruiker of belplan aangesproken, i.g.v. een intern nummer kan je ook kiezen om vanaf dan het persoonlijke belplan van de gekozen gebruiker verder te volgen. Je kan hiermee ook naar externe nummers (vast of mobiel) doorverbinden.

Voor meer info: Het Belplan en zijn componenten

Wachtrij: Met een wachtrij zorg je ervoor dat de bellers gedoseerd aan de beschikbare medewerkers (‘agents’) worden aangeboden terwijl de klant na een vriendelijke verwelkoming tijdens een aangenaam achtergrondmuziekje even wacht en evt. op de hoogte wordt gehouden van zijn/haar plaats in de wachtrij. Je kan een wachtrij ook aan een keuzemenu toevoegen. Voor meer info: Wachtrij-Queue

Keuzemenu (IVR): Met de keuzemenu kan je de beller opties aanbieden zodat hij onmiddellijk de informatie krijgt die hij nodig heeft of gelijk met de juiste medewerker of afdeling wordt verbonden. Ook kan het handig zijn om bellers een keuze te laten maken om iets in te spreken (voicemail,

receptie, reservering, etc.).

Voor meer info: Keuzemenu-IVR

Voor alle vragen of advies zijn wij steeds beschikbaar: support@fonzer.com

02/580.50.00